¿Tienes claro los desafíos y los requisitos indispensables con los que debe contar el software ideal para tu empresa? Desde luego, en Lagom Group lo tenemos claro y es por ello por lo que a continuación vamos a ofrecerte una pequeña lista de características para que el proceso de selección del proveedor sea más sencilla y tu empresa no sufra ningún imprevisto o susto al realizar esta transformación digital.
Características de un buen software documental
- Buena capacidad de búsqueda. Indispensable para realizar una búsqueda rápida y eficaz de los documentos necesarios.
- Check-in/ check out. Esta característica permite a los trabajadores abrir y bloquear un documento las veces que necesiten para evitar que cualquiera modifique simultáneamente el documento. Así habrá un único documento evitando más trabajo en un futuro.
- Registros de auditoria. Esta característica, ayuda a cualquier tipo de organización u empresa a identificar todos los procesos indispensables para prevenir cualquier tipo de violación de seguridad o incumplimiento normativo.
- Anotaciones. Con un mecanismo similar a los de un post-it, esa función permite a cualquier trabajador tanto agregar como excluir información dentro de un documento sin que este afecte a su desarrollo o imagen original.
- Marcado. Esta herramienta es bastante util si hay algún plazo que cumplir en cuanto a retención de documentos o deshacerse del archivo.
Seguridad imprescindible a la hora de hacerte con un software de gestión documental
Indispensables en cuestión de seguridad y confidencialidad de los documentos, ya que este tipo de softwares te permiten controlar quien tiene acceso o no a los diversos archivos. Un buen software de gestión documental debe de permitir multiples servicios como por ejemplo;
- Nivel departamental.
- Nivel grupal. Permisos globales que se aplican a todos los grupos de trabajo.
- Nivel usuario. No solo permisos a nivel grupal o departamental, también debe de otorgar permisos a nivel individual para realizar cualquier transacción.