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¿Qué características debe de tener un buen software de gestión documental?

Corporate data management system (DMS) and document management system with privacy theme concept. Businessman click (or publish) on protected document connected with users, access rights symbolized by key.

¿Tienes claro los desafíos y los requisitos indispensables con los que debe contar el software ideal para tu empresa? Desde luego, en Lagom Group lo tenemos claro y es por ello por lo que a continuación vamos a ofrecerte una pequeña lista de características para que el proceso de selección del proveedor sea más sencilla y tu empresa no sufra ningún imprevisto o susto al realizar esta transformación digital.

Características de un buen software documental

  • Buena capacidad de búsqueda. Indispensable para realizar una búsqueda rápida y eficaz de los documentos necesarios.
  • Check-in/ check out. Esta característica permite a los trabajadores abrir y bloquear un documento las veces que necesiten para evitar que cualquiera modifique simultáneamente el documento. Así habrá un único documento evitando más trabajo en un futuro.
  • Registros de auditoria. Esta característica, ayuda a cualquier tipo de organización u empresa a identificar todos los procesos indispensables para prevenir cualquier tipo de violación de seguridad o incumplimiento normativo.
  • Anotaciones. Con un mecanismo similar a los de un post-it, esa función permite a cualquier trabajador tanto agregar como excluir información dentro de un documento sin que este afecte a su desarrollo o imagen original.
  • Marcado. Esta herramienta es bastante util si hay algún plazo  que cumplir en cuanto a retención de documentos o deshacerse del archivo.

Seguridad imprescindible a la hora de hacerte con un software de gestión documental

Indispensables en cuestión de seguridad y confidencialidad de los documentos, ya que este tipo de softwares te permiten controlar quien tiene acceso o no a los diversos archivos. Un buen software de gestión documental debe de permitir multiples servicios como por ejemplo;

  • Nivel departamental.
  • Nivel grupal. Permisos globales que se aplican a todos los grupos de trabajo.
  • Nivel usuario. No solo permisos a nivel grupal o departamental, también debe de otorgar permisos a nivel individual para realizar cualquier transacción.
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